Bewertung des Wissensmanagements – Teil 1

 Gründe zur Bewertung des Wissensmanagementsystems

1. Einerseits soll die Effizienz des Wissensmanagements für die Organisation bewertet werden um den Nutzen der Maßnahmen einschätzen zu können und Verbesserungen aufzeigen zu können.

2. Andererseits fordert jetzt auch die Norm ISO 9001 in Kapitel 7.1.6 dass die Organisation das benötigte Wissen ermitteln, erlangen, vermitteln und aufrechterhalten sowie zur Verfügung stellen muss. Bei Audits zu ISO 9001 und aufbauenden Normen muss glaubhaft nachgewiesen werden, dass die Organisation dies so umsetzt.

Es gibt einige verschiedene Methoden das Wissensmanagementsystem einer Organisation zu beurteilen und zu bewerten. Diese Methoden sollen hier kurz angeführt und erläutert werden. Grundsätzlich wird es bei Audits gerne gesehen, wenn gewisse Merkmale nach Kennzahlen dargestellt und bewertet werden können, was sich beim Wissensmanagement als recht schwierig darstellt. Allerdings muss angemerkt werden, dass es sich bei dem Wissensmanagement um einen längerfristigen Prozess handelt, bei dem es oft sehr lange dauern kann, bis sich Erfolge aus einer Maßnahme zeigen weshalb es langsam anerkannt wird, dass es keinen schnellen Return-on-Invest im Wissensmanagement gibt

Grundsätzliches zur Bewertung des Wissensmanagements

Eine einfache subjektive Bewertung des Wissensmanagementsystems kann anhand der Tatsache erfolgen, wie oft, bzw. besser selten, der Satz „Wenn ich das gewusst hätte….“ in der Organisation zu hören ist.

Im Buch von Prof. Lehner „Wissensmanagement Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung“ wird als Kriterium für den Erfolg das Wissensmanagements genannt: „Erfolg im Wissensmanagement bemisst sich über die akkumulierte persönliche und subjektive wahrgenommene Zufriedenheit eines Organisationsmitgliedes mit der Qualität der Wissensversorgung und Wissensweitergabe im Rahmen des individuellen Aufgabenfeldes“.

Es ist also wichtige das „richtige“ Wissen bei den „richtigen“ Mitgliedern der Organisation, bzw. den Mitarbeitern, zur „richtigen“ Zeit, am „richtigen“ Ort, in der „richtigen“ Menge und in der „richtigen“ Qualität zur Verfügung zu stellen, damit es ihnen bei ihrer Tätigkeit hilft.

Kleines Wissens-Audit von Prof. Herget vom excellence-institut in Wien

Das Ziel dieses WM-Audits ist einen Ausgangspunkt zu schaffen, d.h. Mitarbeiter und Management abzuholen. Dies kann als Grundlage bei Workshops und zur Selbsteinschätzung dienen. Es werden die Bereiche Mensch, Organisation, Technik und Kultur der Organisation beleuchtet. Dabei wird verglichen zwischen „Wie wichtig ist …?“ mit „Wie gut wird … geleistet?“ und die Differenz zwischen beiden betrachtet. Die Auswertung kann für einzelnen Gruppen, Abteilungen oder ganze Standorte vorgenommen werden.

Die Auswertung erfolgt in vier Quadranten: Okay, Verschwendung (Übererfüllung), Erfolg und Killer-Faktoren. (Abszisse: Leistung; Ordinate: Wichtigkeit.)

Dieses Audit ermöglicht:

• Ein gemeinsames Verständnis wovon man spricht

• Erleichtert die Kommunikation

• Es gibt kein richtig / falsch sondern nur zweckmäßig und unzweckmäßig

• Verständnis- und Umsetzungsprobleme können erkannt werden.

WM-Fitness-Check von Pro-Wis

Beim Fitness-Check von Pro-Wis handelt es sich um ein Excel-Formular von den Fraunhofer Instituten IPK und IFF.

Der WM-Fitness-Check ist ein elektronischer Fragebogen (auf Basis von Excel) und hilft bei einer Bearbeitungszeit von ca. 10 Minuten als Mitarbeiterbefragung, den derzeitigen Umgang mit Wissen in der Organisation (Stärken und Schwächen im Umgang mit Wissen) einzuschätzen. Es ist eine Bestandsaufnahme (Fachwissen, Kundenwissen, Produktwissen und Marktwissen auf den drei Gestaltungsfeldern Mensch, Technik und Organisation).

Die Auswertung erfolgt nach den Gesichtspunkten:

• Gegenüberstellung Wissensbedarf zu Wissensverfügbarkeit über Hauptwissensgebiete

• Beurteilung des Wissensprozesses: erzeugen – speichern – verteilen – anwenden

• Bewertung der Rahmenbedingungen: Technik – Organisation - Mensch

Der WM-Fitness-Check sollte als eine kurze Vorarbeit für das GPO-WM-Analyse verwendet werden. Um eine Beurteilung des Wissensmanagements zu erhalten sowie Maßnahmen abzuleiten, muss eine GPO-WM-Analyse nachgeschaltet werden.

GPO-WM-Analyse von Pro-Wis

Aufbauend auf dem WM-Fitness-Check kann mit der Geschäfts-Prozess-Orientierten-WM-Analyse der Umgang mit Wissen innerhalb ausgewählter Geschäftsprozesse bewertet werden. Dafür sollten Bereiche gewählt werden, die sich im Fitness-Check als besonders wichtig herausgestellt haben.

Bei der GPO-WM-Analyse handelt es sich um einen eintägigen Workshop zu einem Wissensgebiet in einem Bereich mit einem Moderator (später wird dafür ein Moderatorenteam benötigt). Gemeinsam können die Teilnehmer des Workshops Maßnahmen ableiten, Prioritäten setzen und einen Zeitplan zur Umsetzung der Maßnahmen festlegen.

Als Hilfsmittel gibt es eine Vorlage für Prozesssteckbrief.

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

• Eintägiger Workshop

• 3 bis 4 Gruppeninterviews

• 1 Wissensdomäne pro Gruppe (5 bis 10 Teilnehmer, ca. 90 Minuten pro Wissensdomäne)

• Formularmethode ( 8 Leitfrage & Vorlagen zum Ausfüllen)

• Ergebnis per Ampel-Auswertung

„Wissensbilanz Made in Germany“

Diese Wissensbilanz wird von einem Wissensbilanzteam erstellt. Es ist ein sehr mächtiges umfangreiches Werkzeug. Die Wissensbilanz kann als Kommunikationsinstrument für Banken etc. genutzt werden, um den immateriellen Wert des Wissens im Unternehmens aufzeigen zu können.

Aufwand: Ca. drei ganztägige Workshops mit Vor- und Nacharbeit, Laufzeit des Projekts max. acht Wochen, je nach Organisationsgröße zwischen 20 und 60 Personentagen. Es gibt die sogenannte Wissensbilanz-Toolbox.

Die Erstellung der Wissensbilanz erfolgt in acht Schritten:

1. Geschäftsmodell beschreiben

2. Intellektuelles Kapital (Humankapital, Strukturkapital, Beziehungskapital) definieren

3. Intellektuelles Kapital bewerten (operativ und strategisch) → Ende erster Workshop

4. Intellektuelles Kapital messen (Indikatoren einführen)

5. Wirkungszusammenhänge erfassen

6. Auswertung und Interpretation der Analyseergebnisse .

7. Maßnahmen (Hilfsmittel in der Wissensbilanz-Toolbox) ableiten → Ende zweiter Workshop

8. Zusammenstellung der Wissensbilanz und zielgruppengerechte Aufbereitung.

Wissensbilanz bei WBI

In dem Wissensmanagementsystem von WBI gibt es auch eine Wissensbilanz mit Kennzahlen. In dieser Wissensbilanz werden personenbezogene Kennzahlen, wie Benutzerzahl, Autorenzahl, etc. erfasst. Weiterhin gibt es Kennzahlen über Anzahl von Dokumenten (Gesamte Wissensdokumente, neu erstellte Dokumente, usw.) und Kennzahlen über die Anwendung, wie z. B. Anzahl der Ansichten / Aufrufe von Dokumenten, Anzahl der Suchanfragen im System usw. Auch dieses Vorgehen stellt einen pragmatischer Ansatz dar bei dem einfach und leicht die Veränderung über die Zeit beobachtet und beurteilt werden kann. Eine Anleting findet sich in dem Buch „Erfolg mit Wissensmanagement von Guntram Meusburger (3. Auflage 2021)“.

Im Teil 2 soll eine weitere einfache Bewertungsmethode des Wissensmanagements vorgestellt werden.

Links zu Artikeln die den Wert von Wissensmanagement aufzeigen

• Verschärfte Suchprobleme erfordern Wissensmanagement (7.1.2022)
• Ein guter Comic von Prof. North zu Wissensmanagement (Link kopiert 13.1.2022)