Gründe für das Scheitern des Wissensmanagementsystems

Es können grundsätzlich folgende Schwierigkeiten beim Aufbau eines Wissensmanagementsystems auftreten, die letztendlich auch zum Scheitern des Projektes Aufbau eines Wissensmanagement führen können:

• Erkenntnisse die nicht aus dem eigenen Bereich, dem eigenen Werk oder der eigenen Abteilung kommen werden abgelehnt.
• Es besteht der Vorwand, dass es durch das Wissensmanagement bzw. das gespeicherte Wissen zu einen Zugriff auf das Wissen von unberechtigten Personen kommen könnte.
• Es besteht bei einigen Personen die Angst vor Macht- und Einflussverlust durch den Wissensabfluss („Wissen ist Macht“).
• Nur wenige Personen wollen wegen dem zusätzlichen Zeitaufwand zum Einpflegen von Wissen in das Wissensmanagementsystem und wegen dem Knowhow-Verlust als Wissens-Geber tätig werden. Jeder will zwar vom Wissensmanagement profitieren aber wenige wollen etwas geben, d. h. es besteht eine mangelnde Bereitschaft Wissen zu teilen.
• Bei einigen mag auch die mangelnde Fähigkeit, die organisatorische Relevanz des eignen Wissens zu erkennen (Ressortblindheit), dazu führen sich aktiv am Wissensmanagement zu beteiligen.
• Es könnten sich auch „Wissensnutzer“ durch eine unangemessene Überfrachtung mit für sie unwichtig erscheinendem Wissen überfordert fühlen.
• Beim Aufbau des Wissensmanagement wurden die Endnutzer des Wissensmanagements nicht ausreichend berücksichtigt. Dies kann z. B. dadurch entstehen, dass das Projekt Wissensmanagement externem Personal überlassen worden ist. Wissensmanagement ist kein Selbstzweck.
• Es konnten die Mitarbeiter oder künftigen Nutzer nicht von dem Projekt Wissensmanagement überzeugt werden, da das System wenig genutzt wird weil die Nutzer fanden, dass das System sie kaum mit neuem Wissen versorgt.
• Das Topmanagement war nur zu einem geringen Teil engagiert und hat Wissensmanagement nicht unterstützt und promotet.
• In der Organisation ist keine gute Vertauenskultur gegeben mit Offenheit und einer angstfreien Atmosphäre sowie guten Fehlerkultur.
• Die für Wissensmanagement vorgegebenen Software-Tools sind zu kompliziert.
• Es fehlen klare Vorgaben zur Informationsablage.
• Es gibt in der Organisation keinen Verantwortlichen für Wissensmanagement. 

Von Gundram Meusburger werden die häufigsten Ursachen für das Scheitern von Wissensmanagement in seinem Buch "Unternehmensführung mit Wissensmanagement" (2019) wie folgt beschrieben:

• Die Geschäftsführung, der Eigentümer oder die Führungskräfte stehen nicht dahinter.
• Die notwendigen Kapazitäten und Kompetenzen fehlen.
• Die Akzeptanz und die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter fehlen.
• Die Unternehmenskultur, Fehlerkultur bzw. Vertrauenskultur ist unpassend.
• Die Wissensziele sind unklar oder intransparent.
• Die Schulungen in Bezug auf Wissensmanagement oder die Software fehlen oder sind unzureichend.
• Das System ist nicht einfach und intuitiv zu bedienen.
• Die Suche ist zu kompliziert oder nicht Erfolg versprechend.
• Die Qualität und Aktualität der Inhalte ist mangelhaft.
• Die Definition von Wissen bzw. der Kriterien für Wissensdokumente wurde zu wenig oder zu spät kommuniziert.
• Die Routine bzw. das Alteingesessene siegen.

Empfehlung:

Mertins gibt im Buch (siehe Literaturhinweise) „Wissensmanagement im Mittelstand Grundlagen – Lösungen – Praxisbeispiele“ deshalb den Rat „Um die Mitarbeiter im Rahmen des Wissensmanagement-Projektes nicht zu demotivieren, sollten zuerst Maßnahmen mit geringem Aufwand und möglichst schnell eintretendem Nutzen gewählt werden.“